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Aus der Agentur: Wie kommunizieren wir?

Kommunikation ist unser Ding. Da sind wir Profis.
Doch du wirst lachen, wenn wir dir jetzt sagen, was manchmal unser größtes Problem ist: Die Kommunikation. Dabei geht es nicht um unsere Fachkompetenz in Sachen Kommunikation und Marketing – da sind wir Profis. Aber in der Kommunikation untereinander, da kann es manchmal auch bei uns Schwierigkeiten geben. Also ja liebe Kunden: Auch wir beweisen hier Mut zu Fehlern und geben zu, so einfach ist das gar nicht!

Wir haben schon einiges durchexerziert. Da wäre zum einen der Kontakt per E-Mail. Du möchtest deinem Kollegen gerne etwas mitteilen und das auf schriftlichem Weg. Logische Schlussfolgerung: du schreibst eine E-Mail. Situation dann: eine wahre E-Mail-Welle überflutet deine Kollegen, und auch dich. Wichtige E-Mails von Kunden oder Dienstleistern werden dann von Nachrichten wie „Wer hat heute Lust was beim Italiener zu bestellen?“ und „Kannst du mal eben diese Aufgabe erledigen?“ verdrängt. Sonderlich effektiv ist das nicht. Leider brauchen E-Mails auch manchmal sehr lange, um beim Empfänger anzukommen – Serverprobleme oder einfach eine langsame Versendung. Mehr als ärgerlich!

Zum anderen gibt es die Möglichkeit interne Telefonate zu führen. Vorteil: wir sparen uns das manchmal sehr langwierige Tippen und viele Aspekte sind einfacher in einem Gespräch zu klären. Der Nachteil: Egal mit wem du dich gerade persönlich unterhältst, das Telefon klingelt penetrant bis du rangehst. Dein Gegenüber darf dann warten, bis du mit deinem Telefonat fertig bist. Zudem reißt dich das Gebimmel des Telefons auch oft aus deinem Workflow – mehr als ärgerlich, wenn du danach wieder von vorne anfangen musst, obwohl es zuvor so gut lief. Alles in allem ist ein Telefonat eine gute Sache, wenn es schnell gehen muss oder wenn es komplizierte Angelegenheiten zu besprechen gibt.

Aber wir haben ein tolles Tool für unsere Agentur gefunden, um zum einen eine Abgrenzung zu der E-Mail-Flut zu schaffen und zum anderen schneller zu kommunizieren. Als Lösung haben wir uns für Slack entschieden. Wie kannst du dir das vorstellen? Slack ist ein Chat – der Fachbegriff: ein webbasierter Instand-Messaging-Dienst. Wir haben hier die Möglichkeit private Chat-Unterhaltungen mit einem Kollegen zu führen oder die Kommunikation in sogenannten Channels zu führen. Diese können zum Beispiel für verschiedenen Kunden aufgebaut werden. In diesen Channels sind dann die Mitarbeiter miteinbezogen, die auch mit dem Kunden in direktem Kontakt stehen und an der Bearbeitung der Projekte beteiligt sind. Wirklich sehr praktisch.

Bei was wir aber immer aufpassen müssen: Manchmal verirrt sich die Antwort an einen Kollegen an den falschen Kollegen oder sogar in einen Channel – also immer schön aufpassen, welches Chatfenster du gerade offen hast!

Zudem kannst du außer reinen Textnachrichten auch Dateien hochladen und versenden. Neben diesen ganzen harten Fakten noch eine kleine, aber nicht ganz unwichtige Information: Es gibt bei Slack auch sehr witzige GIFs, die du versenden kannst und damit deinen Kollegen ein Lächeln ins Gesicht zaubern kannst. By the way: Wir benutzen diese sehr gerne!

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass es Slack auch als App für das Smartphone und Tablet gibt. Es kann auf dem Smartphone dann ähnlich wie WhatsApp zur Kommunikation genutzt werden. Ist natürlich super, wenn man unterwegs ist und trotzdem erreichbar sein möchte – überall telefonieren kann man ja auch nicht. Da ist das schon sehr praktisch und du hast zudem die Trennung zwischen Privatem (zum Beispiel WhatsApp) und Beruflichem (Slack).

Zudem ist Slack mit vielen anderen Tools und Services kompatibel, was wiederum die Arbeit enorm erleichtert.

Wir können Slack nur empfehlen – bei uns haben sich dadurch viele Prozesse vereinfacht und wir können zwischendurch aufatmen. Zudem ist die Kommunikation in den Gruppen/Channels sehr angenehm, weil mehrere Menschen gleichzeitig durch eine Nachricht angesprochen werden können und zudem alle darauffolgenden Antworten von allen Teammitgliedern mitverfolgt werden können. Jeder ist also up-to-date.

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