Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Vor ein paar Monaten berichteten wir schon über dieses Thema (hier kannst du den Beitrag noch einmal nachlesen). Doch mit welchen Mitteln kannst du die interne Kommunikation zum Laufen bringen? Wir stellen dir in den kommenden Wochen verschiedene Instrumente der internen, aber auch externen, Kommunikation mal genau vor.
Wir beginnen heute mit unserer ersten Vorstellung: Die Mitarbeiterzeitschrift.
Mitarbeiterzeitung? Wer liest denn heute noch Printzeitschriften?, wirst du dich vielleicht jetzt fragen. Vielleicht bist du auch in einem Unternehmen beschäftigt, welches ausschließlich mit Computern arbeitet. Dann ist deine Skepsis teilweise verständlich. Es ist jedoch so, dass es natürlich auch Unternehmen gibt, die viele Mitarbeiter zum Beispiel in der Produktion oder auch im Einzelhandel beschäftigen. Diese Mitarbeiter haben an ihrem Arbeitsplatz keinen Laptop oder Computer. Sie empfangen keine E-Mail-Newsletter und können somit auch nicht digital informiert werden.
Also: Wie erreicht man solche Mitarbeiter? Auch sie müssen auf dem neusten Stand bleiben. Hier kommt unsere Printzeitschrift zum Tragen. Sie kann verteilt werden und wirklich jeder kann sie lesen – egal, ob er einen Bürojob hat oder in der Produktion arbeitet. Besser geht es doch gar nicht! Und mal ehrlich: Ist es nicht schön, wenn man bei einer Tasse Kaffee mal etwas anderes als den flimmernden Bildschirm vor Augen hat? Deine Augen werden es dir danken und auch das Gefühl etwas in der Hand zu haben, ist doch viel befriedigender, als eine E-Mail zu öffnen.
Eine Mitarbeiterzeitung kann dabei verschiedenste Formate und Designs haben. Ein bekanntes Süßwaren-Handelsunternehmen hat zum Beispiel nur einen DIN A4-Sechseiter, der durch die Filialleiter in der Filiale vor Ort per E-Mail empfangen wird und dann für die restlichen Mitarbeiter ausgedruckt wird. Wohingegen ein französischer Automobilzulieferer ein 40-Seiten starkes Magazin aufweist, gedruckt und gebunden. Teilweise gibt es die Magazine auch schon im E-Paper-Format. Es ist also zum einen eine Frage der Kosten und zum anderen, wie viele Inhalte überhaupt vorhanden sind. Jedes Unternehmen muss dabei für sich die optimale Lösung finden. Die Zeitschrift ist vor allem eine Informationsquelle sowie ein Bindeglied zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung. Manche Mitarbeiterzeitschriften richten sich auch an ehemalige Mitarbeiter, die im Ruhestand sind.
Was gehört also alles in so eine Mitarbeiterzeitung rein?
Die erste Frage, die sich dabei gestellt werden muss: Was möchten die Mitarbeiter von ihrem Unternehmen wissen? Sie sind die Zielgruppe – und so, wie wir in der externen Kommunikation in Zielgruppen denken, so müssen wir auch intern an unsere End“kunden“ denken. Doch die Mitarbeiter sind nicht nur Zielgruppe, sondern auch Interview- und Gesprächspartner. Hier entstehen Themenvorschläge und können gemeinsam umgesetzt werden.
Ziel ist es, dass durch die Zeitung Entscheidungen der Geschäftsführung transparent gestaltet, Neuigkeiten aus dem Unternehmen publiziert und zudem die Unternehmenskultur sowie die Corporate Identity gestärkt werden. Es ist auch möglich branchenrelevante Themen aufzufassen oder das Magazin als Sprachrohr bei einer Restrukturierung zu nutzen.
Schön ist es auch, wenn bei bestehenden Magazinen, regelmäßig Mitarbeiterbefragungen zur Themenauswahl durchgeführt werden. Die Belegschaft kann hier selbst Ideen für neue Rubriken vorschlagen, Themenvorschläge einreichen oder über den bisherigen Status Quo seine Meinung kundtun. So kann sich das Unternehmen kontinuierlich in seiner internen Kommunikation verbessern und zeigt den Mitarbeitern, dass sie wertgeschätzt und ernst genommen werden.
Viele Unternehmen produzieren ihre Mitarbeiterzeitschriften intern. Die Mitarbeiter kennen ihre Kollegen aus der Kommunikationsabteilung und vertrauen ihnen. Doch es geht auch immer mehr der Trend dazu über, dass Unternehmen diese Aufgabe zum Teil, oder sogar komplett, an Agenturen auslagern. So kann auch ein Zensurverdacht außer Frage gestellt werden. Trotz allem arbeiten die Agenturen sehr eng mit den Unternehmensmitarbeitern aus der Kommunikation zusammen, um das Bestmögliche aus dem Magazin rauszuholen. Texte und Design stammen dann aus der Feder der Agentur. Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Unternehmen offen ist und die Agentur tatkräftig in der Informationsbeschaffung unterstützt.
Es ist auch möglich, eine Kombination zu nutzen: Kunden- und Mitarbeitermagazin. Diese Variante ist mittlerweile auch sehr beliebt und hat sich bewährt. So muss ein Unternehmen nicht zwei Magazine produzieren und kann gleichzeitig seine Kunden und die Belegschaft informieren.
