Zeitdieben den Kampf ansagen!

Montag morgen, der Tag ist perfekt durchgeplant. Dann kommt die erste E-Mail rein und ich lese kurz drüber. Könnte ja wichtig sein! Jemand kommt und braucht unbedingt diese eine Akte. Ein Mitarbeiter braucht dich für eine wirklich wichtige Meinung. Dann geht auch schon ein Meeting los. Oft stelle ich mir dann am Ende des Tages die Frage: Was habe ich eigentlich heute wirklich geleistet?

Natürlich wird sich kein Unternehmen finden, in dem die Mitarbeiter den ganzen Tag überhaupt nicht untereinander kommunizieren. Kommunikation ist schließlich auch wichtig und richtig. Doch Zeitdiebe können deinen ganzen Tagesplan durcheinanderbringen, selbst wenn er noch so gut durchdacht ist.

Die größten Zeitdiebe sind:

1. E-Mails

Wenn es auf deinem Monitor zu unruhig ist und dauernd eine Mail hereinschwirrt und du sie nur schnell durchliest, ist die Konzentration, die du für die vorherige Aufgabe genutzt hast weg. Sich dann wieder auf die eigentliche Aufgabe besinnen ist enorm schwierig und kostet dich Energie und Zeit. Auch wenn E-Mails zeitnah beantwortet werden sollen, ist es jedes Mal eine Ablenkung sie schnell zu überfliegen und falls sie wichtig ist, auch gleich zu bearbeiten. Warum also nicht direkt in den Tagesplan mit aufnehmen. Lege dir in deinen Zeitplan drei bis vier Zeitblöcke über den Tag verteilt fest, um deine Mails zu lesen und zu beantworten. Am Anfang fällt es natürlich schwer nicht dauernd seine Mails abzurufen. Mir brachte es vor allem Ruhe um meine Aufgaben schneller und effektiver abzuarbeiten.

2. Komplizierte Ablegesysteme

Ist das nun in Papierform oder haben wir das auch digital abgelegt? Bei wem ist das Dokument gerade auf dem Computer? Solche Fragen werden sich in Unternehmen täglich gestellt. Manchmal sind diese nicht vermeidbar. Trotzdem sollte das Unternehmen gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter Zugriff zu allen Dokumenten und Projekten hat um seine Aufgaben so gut es geht ohne andere Hilfe und ohne langes Suchen zu erledigen. In meinem Unternehmen, so wie in vielen anderen haben wir dafür unseren Server in dem alle internen und externen Projekte gespeichert und für jeden Mitarbeiter zugänglich sind.

3. Störungsfreie Zeit

Interne Kommunikation ist wichtig und sollte auch gefördert werden. Viele werden mir zustimmen, dass die interne Kommunikation auch gerne mal Überhand nimmt. Man unterhält sich kurz an der Kaffeemaschine. Zum Rauchen wird eine Völkerwanderung veranstaltet und auch in den einzelnen Büros wird sich über den letzten Urlaub ausgetauscht. Bei fast 30 Mitarbeiter herrscht immer ein kleiner Lärmpegel. Um es aber wenigstens für eine kleine Zeit einzudämmen entschloss ich mich die störungsfreie Zeit einzuführen. Von 9.30 bis 11.00 finden im Unternehmen keine internen Besprechungen statt, wird sich kein Kaffee geholt und es gehen auch keine Gruppen zum Rauchen. In dieser Zeit soll und wird intensiv und konzentriert ohne Einflüsse von außen gearbeitet. Auch wenn ich damit zunächst auf Widerstand stieß, hielt ich weiter daran fest. Nach ein paar Wochen bekam ich aber sehr positives Feedback.

4. Das Parkinsonsche Gesetz

Schon mal davon gehört? Wissenschaftler brachten 1957 eine Studie heraus, die bis heute noch sehr faszinierend ist. Wir neigen dazu die Zeit die wir für eine Aufgabe oder eine Besprechung haben voll auszuschöpfen auch wenn wir sie gar nicht bräuchten. Wenn du zum Beispiel für eine Aufgabe immer 20 Minuten gebraucht hast, nun aber plötzlich 40 Minuten dafür Zeit bekommst wirst du sie auch nutzen. So geht viel unnötige Zeit verloren, in der wir uns anderen Aufgaben zuwenden können. Auch bei Meetings fällt dieses Phänomen extrem auf. Abschlüsse finden immer am Schluss statt, davor wird viel diskutiert. Daher setzte ich Meetings immer sehr knapp fest. Klar am Anfang lief es etwas hektisch zu, doch auch das hat sich auch eingependelt. So wird die Zeit in der Besprechung effektiv genutzt und es gibt keine Verspätungen mehr.

5. Ach ist ja noch Zeit!

Ein sehr gefährlicher Gedanke. Zeit hat sich in unserer Gesellschaft als Luxusgut etabliert. Die Zeit lässt uns auch faul werden. Denn wenn die Deadline noch weit entfernt ist, beginnen wir Sachen aufzuschieben, bis der Zeitmangel eintritt. Diese Erscheinung wird auch Edwards Gesetz genannt. Das besagt: Sobald die Deadline näher rückt, um so mehr strengen wir uns an. Das Edwards Gesetz schleicht sich in viele Aufgaben unseres Alltags ein. Sei es beim Vorbereiten auf eine Klausur, bei Präsentationen und Projekten und sogar bei der Jobsuche. Wenn die Deadline sich in weiter Ferne ankündigt, lässt uns das erst einmal ausruhen. Doch je näher die Deadline rückt, um so mehr steigt der Druck und wir können wie von selbst unsere Kreativität und Energie aufbringen an dem Projekt zu arbeiten. Doch warum nicht gleich so? Brauchen wir diesen Kick und den Druck?

Natürlich nur das Wissen darüber allein bringt nichts. Viel mehr ist es wichtig an seiner Selbstdisziplin zu arbeiten und das leider ständig. Denn ich ertappe mich immer wieder dabei wie ich in eines der Gesetze hineinschlittere. Es bringt leider auch nichts sich selbst überlisten zu wollen und die Zeit noch straffer zu setzten. Denn trödeln kann man nicht so schnell abstellen. Dass bringt nur mehr Stress, da in kürzerer Zeit mehr geleistet werden. Es ist eine Frage der Selbstdisziplin und kann nur funktionieren, wenn du ein striktes Zeitmanagement und ein straffes Selbstmanagement verfolgst.

Ein neuer Freund?

Anstatt gegen das Edwards Gesetz anzukämpfen, kannst du es auch für dich nutzen. Zerlege deine Aufgabe oder dein Projekt in viele kleine und setzte dir kürzere Mini-Deadlines. So bekommst du für jeden Schritt einen Energieschub und die nötige Kreativität um effektiv zu arbeiten.

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