Ein normaler Arbeitstag beläuft sich im Normalfall auf acht Stunden. Das klingt vielleicht erst einmal lang, doch oft schaffen wir nur einen Bruchteil von dem, was wir uns eigentlich vorgenommen haben. In den meisten Fällen liegt das aber nicht an der Flut von Projekten, sondern an falschem Timing. Wir haben in unserem eigenen Arbeitsalltag mal ein bisschen aufgepasst und dir hier ein paar Tipps zusammengefasst, wie du es schaffen kannst, produktiver zu arbeiten.
Schreibe dir To-Do-Listen
Jeder kennt es: Über den Tag verteilt häuft sich die Arbeit auf dem Tisch immer mehr an. Um hier einen besseren Überblick zu behalten, ist es sinnvoll, sich seine Aufgaben zu notieren. Ob das händisch oder digital passiert, ist in dem Fall egal und obliegt jedem selbst. Anhand dieser To-Do-Liste, verschaffst du dir einen guten ersten Überblick. Um den nächsten Arbeitstag möglichst produktiv starten zu können, lässt sich aus dieser Liste ein Plan für den kommenden Tag erstellen und erspart so das Chaos am Morgen. Natürlich kannst du deine Aufgaben für den gesamten Tag meistens weder am Abend davor, noch am nächsten Morgen völlig überblicken, allerdings hilft es eine erste Struktur zu entwickeln und beugt der Vergesslichkeit vor. Die To-Do-Liste kann den Tag über beliebig erweitert werden. Oft kann eine Einteilung der Aufgaben in Kategorien die Planung ebenfalls erleichtern.
Einige unserer Mitarbeiter nutzen zum Beispiel Asana, um ihre Aufgaben zu überwachen – hier können sie sich sogar Aufgaben gegenseitig zuweisen. Andere wiederum nutzen zum Beispiel einen Taschenbuchkalender und schreiben sich hier ihre Aufgaben für den jeweiligen Tag nieder. Es gibt also viele Möglichkeiten sich zu strukturieren.
Setze dir konkrete Ziele
Nicht immer ist es möglich, alles was anfällt, innerhalb der acht Stunden zu erledigen. Um sich konkrete Ziele für den Tag zu setzen, hilft die S.M.A.R.T. – Methode.
S (specific): Mach dir klar, was du an diesem Tag fertigstellen möchtest und vor allem warum.
M (measurable): Wann ist dein Tagesziel erreicht? Muss es die ganze Aufgabe sein, die komplementiert wird oder macht es mehr Sinn in Etappen zu arbeiten?
A (achievable): Wie viel ist überhaupt möglich? Hast du dir vielleicht zu hohe Ziele gesteckt? Anfangs geht man noch voller Elan an das Projekt heran, merkt aber mit der Zeit, dass der Plan kaum zu verwirklichen ist.
R (relevant): Wie relevant ist das, was du vorhast? Viele Aufgaben kannst du per Ampelsystem in ihrer Dringlichkeit einteilen. Hierbei merkst du schnell, was oberste Priorität hat und mit was du noch warten kannst.
T (time bound): Setz dir Zeitlimits, welche jedoch realistisch sind. Diese zeitlichen Vorgaben suggerieren eine Sensitivität gegenüber einer Aufgabe. Außerdem möchte man sich selbst an die eigene Deadline halten, das erzeugt ein positives Gefühl. Merkt du allerdings, dass die Zeit doch zu knapp terminiert ist, muss du dich nicht selbst unter Druck setzen, denn das kann schnell demotivierend wirken.
„Eat the frog“
„Was soll ich tun?“, fragst du dich jetzt vielleicht. „Eat the frog“ bedeutet einfach nur so viel wie: Beginn mit der größten Herausforderung oder dem vielleicht für dich unbeliebtesten Projekt. Je weiter der Tag voranschreitet, desto weniger Lust wirst du haben diese Mammut Aufgabe zu bearbeiten. Ist der Frosch erst einmal verzehrt, fühlst du dich automatisch entspannter und bist motiviert für deine restlichen To-Do’s. Schiebst du unwillkommene Aufgaben zu lange auf, blockierst du dich unbewusst selbst für die produktiven Arbeiten und wirst unkonzentriert.
Produktive Stunde
Eine der größten Ablenkungen sind tatsächlich die Kollegen. Gegen kurze Gespräche ist im Normalfall auch nichts einzuwenden. Wir haben für uns ein gutes System gefunden, um die Balance zu halten. In unseren morgendlichen produktiven 90 Minuten verlässt idealerweise niemand seinen Platz und arbeitet konzentriert. Vorher und danach dürfen wir gerne in der Küche ein Kaffee trinken oder Smalltalk mit den Kollegen führen.
Arbeitsplatzromantik
Eine angenehme Atmosphäre im Büro kann viel zur Produktivität beitragen. Eine heimelige Einrichtung sorgt für einen gewissen Wohlfühlfaktor. Allerdings soll das nicht heißen, dass auf dem Schreibtisch viel Privates oder Ramsch stehen soll! Denn das lenkt im schlimmsten Fall nur noch mehr ab und ist zudem noch unprofessionell. Natürlich dürfen das Büro und der eigene Platz eine gewisse persönliche Note haben, hier kommt es eben nur auf das Maß an. Wir empfehlen dir außerdem ein paar Grünpflanzen und vor allem einen aufgeräumten Schreibtisch. Alles was ablenkt oder nicht aktuell ist, solltest du erst mal beiseite räumen.
Pausen einlegen
Last but not least: pausieren muss gelernt sein. Eine Faustregel besagt, man sollte nach rund 90 Minuten eine kleine Pause einlegen. Ab einer Arbeitszeit von vier Stunden, kann auch schon mal eine 30-minütige Pause eingeschoben werden. Das dient der Konzentration und lässt Körper und Geist für eine kurze Zeit abschalten. Zu viele Pausen in kurzen Abständen können jedoch kontraproduktiv wirken und mehr ablenken, statt zu entspannen.
